¿QUÉ ES EL SIAF? – SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO

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ÍNDICE

1. ¿Qué es el SIAF?
2. Finalidad del SIAF
3. Características generales
4. ¿Cómo funciona el SIAF?
5. ¿Cuál es su importancia en la Gestión Pública?
6. ¿Qué es el SIAF SP y SIAF RP?
7. ¿Qué oportunidades tendrás al saber este sistema?
8. Cobertura funcional del SIAF SP y SIAF RP
9. Información que se registra en el SIAF
10. ¿Cuántos módulos tiene el SIAF?
11. La Integración del SIAF con otros Sistemas y Ámbitos administrativos

La administración del Estado, con base a su orientación indiscutible al bienestar social y desarrollo público, representa un aspecto que requiere de exactitud objetiva, eficiencia oportuna y transparencia. Dado que el Estado tiene bajo su responsabilidad la gestión administrativa, la administración de las políticas públicas y la administración financiera, se establecen sistemas que contribuyen a la realización de las actividades relacionadas con estos y demás índoles llevados a cabo por el sector público, para que este cumpla sus funciones de una manera completamente eficiente y dentro de los lapsos determinados conforme a formas de aplicación certeras y sistematizadas.

Desde una perspectiva funcional, los sistemas de administración financiera son mecanismos que se han ido implementado desde hace años por parte de la administración pública. Inicialmente desarrollados para cumplir solamente con algunas de las funciones básicas de las finanzas públicas, estos sistemas han evolucionado a la par de los avances conceptuales y tecnológicos que afectaron los procesos de trabajo en el sector público durante las últimas décadas. De este modo, ampliaron su alcance funcional, su cobertura en las entidades públicas y sus capacidades de integración.

Las instituciones públicas en su necesidad de llevar a cabo los procesos de administración financiera, eventualmente tienen la necesidad de aplicar sistemas que contribuyan al mejoramiento de estos procesos.

En virtud de la estandarización de las funciones y la exactitud que ofrecen los sistemas informáticos, el Estado optó por implementar y adoptar estos programas para ejecutar los procesos de administración financiera, los cuales representan una innovación como instrumentos de apoyo para la planificación financiera, gestión del gasto público y gestión presupuestal.

1. ¿QUÉ ES EL SIAF?

Es un software de uso obligatorio para todas las entidades del Estado, como Gobierno nacional, regional, municipalidades y organismos autónomos. Este sistema se utiliza para registrar información financiera de ingresos y gastos de la institución, también brinda reportes financieros y estado de gestión. Esta herramienta es usada en las áreas de: Administración, Presupuesto, Logística, Contabilidad, Tesorería y otros que componen todo el proceso de gestión presupuestaria y financiera.

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2. USO Y FINALIDAD

De acuerdo al Artículo 23 del Decreto Legislativo Nº 1436, El Sistema Integrado de Administración Financiera de los Recursos Públicos (SIAF-RP) es el sistema informático de uso obligatorio por parte de las entidades del Sector Público, según determine cada ente rector de los sistemas administrativos integrantes de la Administración Financiera del Sector Público.

El SIAF-RP tiene la finalidad de brindar soporte a todos los procesos y procedimientos de la Administración Financiera del Sector Público, garantizando la integración de la información que administra. El SIAF-RP está a cargo del Ministerio de Economía y Finanzas. El desarrollo y reglas para puesta en operación del SIAF-RP, bajo criterios de uniformidad e interoperabilidad.

El SIAF RP es un sistema informático que incorpora en sus procesos de registro la normativa legal vigente de los sistemas administrativos de la gestión pública, a continuación, describiremos estos sistemas y las unidades orgánicas encargadas de su gestión:

1. El Sistema Nacional de Presupuesto Público.
(Oficina de Presupuesto)
2. El Sistema Nacional de Tesorería.
 (Oficina de Tesorería)
3. El Sistema Nacional de Endeudamiento Público.
 (Oficina de Presupuesto)
4. El Sistema Nacional de Contabilidad.
 (Oficina de Contabilidad)
5. El Sistema Nacional de Abastecimiento.
 (Oficina de Logística)
6. El Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones.
 (Oficina de Proyectos de inversión)
7. La Gestión Fiscal de los Recursos Humanos. (Oficina de Recursos Humanos).

Por ello que en las instituciones públicas en las convocatorias CAS para los puestos administrativos, requieren profesionales con previa certificación en el manejo del SIAF, porque además de estar capacitados para registrar operaciones en el SIAF conoce la normativa legal vigente.

3. CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SIAF

• Permite tener un registro del presupuesto de cada institución pública para que se puede cotejar el gasto con base al presupuesto.
• Brinda una perspectiva general de la disponibilidad de los recursos financieros del estado.
• Ofrece información certera y oportuna sobre los conceptos de gastos e ingresos, permitiendo de esta manera mejorar el proceso de toma de decisiones y formulación de políticas públicas.
• Garantiza una rendición de cuentas transparente y oportuna, colocando reportes a disposición de la Contraloría General de la República u otra entidad que lo requiera.
• Está diseñado para ser usado por todas las entidades, empresas públicas y unidades ejecutoras, es decir, las que cuentan con recursos públicos asignados por el MEF en su presupuesto, como es el caso de los ministerios, los gobiernos regionales y locales.
• Registra las metas físicas de las actividades o proyectos, es decir, qué se quiere lograr con dichas actividades, lo que nos da información que complementada con otras permite ver la utilidad del gasto y la efectividad del mismo.

4. ¿CÓMO FUNCIONA EL SIAF?

Todas las herramientas del SIAF trabajan de acuerdo a las disposiciones legales de Control y Normatividad vigente de los Entes Rectores, (Validaciones). Esto promueve las buenas prácticas, el orden en el uso de los recursos públicos y la rendición de cuentas.

Los usuarios utilizan el Sistema para procesar en “línea” sus operaciones. El sistema muestra el estado real de uso de los recursos de la entidad.

Tecnología que permite la conectividad con otras instituciones (Sociedad Civil, Rectores, BN para atención controlada de pagos) y medios de remisión de información con seguridad.

La aplicación contable se iguala en todas las instituciones públicas y se utiliza medios de conectividad con la DNCP.

Todos los Módulos tienen un “password” que permite acceder solo las personas designadas para su uso.

Mejora la transparencia en el uso de los recursos públicos.

5. ¿CUÁL ES SU IMPORTANCIA EN LA GESTIÓN PÚBLICA?

Es importante porque allí se registran información de Ingresos y Gastos de la institución, también brinda reportes y estados de gestión valiosos para el control concurrente y toma de decisiones, asimismo su manejo es requisito obligatorio por las personas que trabajan en las áreas de Administración, Presupuesto, Logística, Contabilidad, Tesorería y otros que componen todo el proceso de gestión presupuestaria y financiera desde el ingreso del expediente hasta el pago al proveedor.

6. ¿QUÉ ES EL SIAF SP Y SIAF RP?

SIAF SP:

1. Módulos del SIAF -SP, herramientas informáticas que permiten registrar y procesar datos, con el objetivo de obtener información inter -relacionada de los sistemas administrativos de: presupuesto, tesorería, deuda y contabilidad.
2. Un SIAF -SP comprende operaciones de ingresos y gastos, producto de la realización de acciones económicas y/o financieras, con o sin afectación presupuestal, de un organismo o entidad pública. Las operaciones son resultado de los distintos procedimientos ocurridos en los procesos de cada sistema administrativo.
3. Conjunto de subsistemas que operan interrelacionados y asumen un enfoque de la administración financiera, constituyendo una herramienta para el logro de una gestión de los recursos públicos eficaz, eficiente

SIAF RP:

1. El Sistema Integrado de Administración Financiera de los Recursos Públicos (SIAF -RP) es el sistema informático de uso obligatorio por parte de las entidades del Sector Público, según determine cada ente rector de los sistemas administrativos integrantes de la Administración Financiera del Sector Público mediante resolución directoral.
2. El SIAF -RP tiene la finalidad de brindar soporte a todos los procesos y procedimientos de la Administración Financiera del Sector Público, garantizando la integración de la información que administra.
3. El SIAF-RP está a cargo del Ministerio de Economía y Finanzas.
4. El desarrollo y reglas para puesta en operación del SIAF -RP, bajo criterios de uniformidad e interoperabilidad, se aprueban mediante resolución ministerial.

7. ¿QUÉ OPORTUNIDADES TENDRÁS AL SABER ESTE SISTEMA?

Más del 70% de las convocatorias para un puesto administrativo en el Estado requiere una certificación obligatoria del manejo del SIAF-SP y RP.
Se recomienda una capacitación permanente en el SIAF, dado que el sistema recoge todas las actualizaciones normativas que se hacen cada año, como la Ley de Presupuesto, Tesorería, Contabilidad, Contratación Pública entre otros.

8. COBERTURA FUNCIONAL DEL SIAF-SP Y SIAF RP

9. INFORMACIÓN QUE SE REGISTRA EN EL SIAF

• Fecha en que se realizó la operación.
• ¿Quién recibió el pago?
• El concepto de gasto o ingreso.
• ¿Quién realizó el gasto?
• La fuente de financiamiento que se utilizó.
• ¿Cuál es el proyecto en que se realizó el gasto?
• Concepto por el cual se recaudaron los fondos.
• La fuente de financiamiento por el cual se recaudan fondos.
• Fechas de recaudación y depósito de los fondos.

Se puede decir que el SIAF es muy parecido a un sistema contable, sin embargo su aplicación va mucho más allá, dado que representa un instrumento central en la administración del día a día del Estado y tiene mucho que ver con los proyectos de gobiernos locales para la satisfacción de las necesidades cotidianas de la población.

10. ¿CUÁNTOS MÓDULOS  TIENE EL SIAF?

Módulo Administrativo

En este módulo se registran las operaciones de gastos e ingresos con cargo a su Marco Presupuestal y Programación del Compromiso Anual, para el cumplimiento de sus objetivos aprobados en el año fiscal.

Módulo de Conciliación de Cuentas de Enlace

Se ejecutan procedimientos para la Conciliación de Cuentas de Enlace que se realiza a través del SIAF, con la finalidad de reflejar las operaciones que ejecutan los Pliegos Presupuestarios de las Entidades del Gobierno Nacional y Gobierno Regional.

Módulo de Conciliación de Operaciones del SIAF

Se realiza la conciliación del marco y ejecución presupuestaria entre la información de la base de datos del MEF y el Cliente Servidor.

Módulo Contable

Permite a las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local, obtener los estados financieros, estados presupuestarios e información adicional y cumplir con su presentación y transmisión a la Dirección General de Contabilidad Pública (DGCP), para la elaboración de la Cuenta General de la República.

Módulo de Control de Pago de Planillas (MCPP)

Aquí se efectúa el registro y mantenimiento de los datos personales y laborales del personal activo, pensionistas y contratos administrativos de servicios que laboran en la Unidad Ejecutora.

Módulo de Ejecución de Proyectos (MEP)

Aquí se reporta al Banco Interamericano de Desarrollo y Banco Mundial, la Información Financiera mediante los Formatos oficiales de los Bancos.

Módulo de Deuda Pública

Aquí se efectúa el registro, procesamiento y generación de los datos de la concertación, desembolsos y notas de pago de las Unidades Ejecutoras de los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, según lo establecido en la normatividad. Asimismo la integración entre el módulo de Deuda Pública y el Módulo Administrativo de uso obligatorio para el Usuario.

Módulo de Formulación

En este módulo se registran las diferentes fases del Proceso Presupuestario, en la cual las Unidades Ejecutoras definen la estructura funcional programática de su Presupuesto Institucional, seleccionan las metas presupuestarias propuestas durante la fase de Programación y consignan las cadenas de gasto, montos y los rubros para el siguiente ejercicio fiscal.

Módulo de Proceso Presupuestarios – MPP

Permite a las Unidades Ejecutoras, realizar los cambios en los Créditos Presupuestarios (Créditos Suplementarios y Transferencias de Partidas) tanto a nivel Institucional como a nivel funcional programático (habilitaciones y anulaciones) e incorporar las nuevas metas presupuestarias. Además, a los pliegos les permitirá consolidar esta información para transmitirla a la Dirección General de Presupuesto Público.

Módulo SIAF FONDO – Área

Se brinda información financiera y presupuestal por cada área.

Es importante recordar que el SIAF es un sistema de ejecución, no de formulación presupuestal ni de asignaciones.

Cabe destacar que en este subconjunto de módulos se registran tanto los ingresos como los gastos, los presupuestos y sus modificaciones, el calendario de compromisos a pagar y se hace el seguimiento al avance de las metas, entre otras funciones. Con ello, las Unidades Ejecutoras utilizan estos módulos para registrar sus operaciones de gastos e ingresos, contabilizarlos y enviar la información a los órganos rectores.

Por ejemplo, para la ejecución de un proyecto de inversión, las unidades ejecutoras utilizan el SIAF para tener un registro y control de los ingresos los cuales serán posteriormente invertidos, proporcionando una visión global, transparente y permanente de la disponibilidad de los recursos financieros, brindando información útil, confiable y consistente para una mejor asignación de los recursos y toma de decisiones.

El SIAF contendrá la información relativa al marco presupuestal disponible que financiará el gasto en virtud de la programación del compromiso anual, el cual una vez aprobado se registra en el sistema para reservar el crédito presupuestal y llevar a cabo las acciones posteriores de ejecución financiera del proyecto de inversión.

De este modo el SIAF representa una herramienta vital para que el estado realice la formulación presupuestal y lleve a cabo los proyectos y programas de inversión pública a través de una toma de decisiones acertadas con base fundamentada en datos y registros financieros transparentes detallados y oportunos.

11. LA INTEGRACIÓN DEL SIAF CON OTROS SISTEMAS  Y ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS

Es cada vez más común que los SIAF promuevan la integración o interoperabilidad con otros sistemas y funcionalidades administrativas, como compras y contrataciones, administración de pagos al personal, administración de bienes, inversiones públicas y administración tributaria. Esta integración puede constituirse en módulos integrados al SIAF mismo, pero lo más común es la interoperabilidad con otros sistemas auxiliares de información, conforme se describe a continuación:

Compras y contrataciones

El sistema de compras y contrataciones está constituido por un conjunto de principios, normas, órganos, recursos y procedimientos, cuya operación permite que el sector público obtenga los bienes y servicios necesarios para cumplir con su gestión y atender las demandas sociales.

Este sistema se vincula principalmente con el componente de presupuesto del SIAF, en la formulación presupuestaria (por medio del plan anual de compras, contrataciones y obras), y en la ejecución presupuestaria (en eventos como la afectación preventiva, el compromiso y el devengado por la ejecución de compras o contratos).

En el área de compras públicas se implantaron nuevas metodologías (por ejemplo, los convenios marco y las subastas reversas), así como también nuevos sistemas para operarlas electrónicamente (Electronic Government Procurement o e-GP). Esto solamente fue posible gracias a los enlaces establecidos con los SIAF, que reforzaron la obligatoriedad de utilizar estos sistemas de e-GP, condicionando muchas veces la liberación de pagos finales a que toda la información del área de compras hubiera sido cargada correctamente en el sistema.

Administración de pagos al personal

El sistema de administración de pagos al personal es el conjunto de normas, recursos y procedimientos que permiten la administración eficiente del personal de las instituciones públicas, uniformando las políticas y la gestión de personal del Estado.

Este sistema se vincula con el SIAF principalmente en la formulación del presupuesto (por estimaciones de gastos de remuneración, ocupación de cargos y sus modificaciones durante el año) y la ejecución presupuestaria (por los compromisos y devengados de las planillas salariales, además de los pagos de la nómina).

El avance de sistemas de personal con las mismas características que los SIAF (sistema único, gestión central y operación descentralizada) es fundamental para cualquier proyecto de modernización del servicio civil en los sectores públicos de la región, esto se debe a que dichos sistemas permiten conocer con exactitud el número de funcionarios públicos y los costos de sus remuneraciones y simular el impacto económico de propuestas de modernización (creación de carreras, incrementos de vacantes o de sueldos, etc.)

Administración de Bienes

El sistema de administración de bienes es el conjunto de normas, recursos y procedimientos administrativos que intervienen en la administración de los bienes físicos del Estado, ya sean de dominio público o privado, muebles o inmuebles, o de consumo no durable.

El sistema de administración de bienes puede tener dos grandes componentes: administración de inmuebles y de consumo no durable, y administración de almacenes. Las vinculaciones de este sistema con el SIAF se presentan principalmente en el componente contable, por medio de ajustes patrimoniales derivados de la inversión, el consumo o la enajenación de bienes públicos. Este es uno de los sistemas menos desarrollados en la región.

Inversiones Públicas

El sistema de inversiones públicas coordina y regula la planificación y gestión de los programas o proyectos de inversión pública. Además, integra todos los principios, metodologías, normas y procedimientos que orientan la formulación, ejecución y evaluación de los programas y proyectos de inversión realizados con fondos públicos (asociados o no con el sector privado), con el objeto de que respondan a las estrategias y políticas de crecimiento y desarrollo económico y social de la nación.

Este sistema se vincula con el SIAF principalmente a través del suministro de información (del sistema de inversiones públicas al SIAF) para la formulación de las inversiones y sus modificaciones presupuestarias, y (del SIAF al sistema de inversiones públicas) sobre la ejecución presupuestaria.

El componente del sistema de inversiones públicas que más ha avanzado en la región en los últimos años es el de la etapa de pre inversión, la cual incluye los estudios de factibilidad y del impacto económico, social y ambiental de los proyectos. En la etapa de ejecución todavía persisten problemas de monitoreo, principalmente en lo que respecta a la ejecución física de los proyectos y a sus impactos.

Administración Tributaria

El sistema de administración tributaria es el conjunto de normas y procesos que se aplican para la determinación, la percepción, el registro y la clasificación de los ingresos tributarios y no tributarios con incidencia económica y/o financiera para el tesoro nacional. En algunos casos, el sistema también puede ayudar a identificar incumplimientos o forzar el cumplimiento de obligaciones.

Este sistema se vincula principalmente con el componente de presupuesto del SIAF, en la formulación (por las estimaciones de las recaudaciones) y en la contabilidad de la ejecución (por los devengados y percibidos). También se vincula con el componente de tesorería a través de la recolección de impuestos y tasas, y la conciliación bancaria. Asimismo, se relaciona con el módulo contable en lo referente al registro y al control de la deuda tributaria de los contribuyentes.

Uso del SIAF para el proceso de Ejecución Presupuestal (Certificación y Aprobación del Compromiso Anual) Caso Práctico.

La ejecución presupuestaria está sujeta al régimen del presupuesto anual y a sus modificaciones conforme a la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, se inicia el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre de cada año fiscal. Durante dicho período se perciben los ingresos y se atienden las obligaciones de gasto de conformidad con los créditos presupuestarios autorizados en los presupuestos.

El Estado, en cumplimiento de sus funciones debe garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal.

Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. Todo lo anterior se hace con el fin de dar cumplimiento a cabalidad a los proyectos de inversión que se planifiquen en virtud del presupuesto que se quiere aprobar.

Se requiere una serie de pasos esenciales para la solicitud y aprobación de la certificación del crédito presupuestario y la adjudicación del compromiso anual del presupuesto, para ello es necesario la utilización de los módulos SIAF:

A) Solicitud de la Certificación Presupuestal

1. Para la certificación del presupuesto en primer lugar se procede a utilizar el Módulo Administrativo en el SIAF. Una vez ingresado a dicha interfaz el Área de Abastecimiento solicita un Certificado de Crédito Presupuestario para contratar el servicio que requiera la Entidad. Para este proceso se ingresa al módulo administrativo del SIAF y en la Opción “Certificación y Compromiso Anual” crea un registro de certificación.

2. Se abrirá una ventana con un formulario de registro de Certificación, se ingresa el código y número de documento, fecha, moneda, justificación. La meta a registrar debe contar con marco presupuestal y el clasificador priorizado, a fin de seleccionar en el botón “Seleccionar Meta”.

El formulario de registro de certificación muestra el control de la Asignación de la programación del compromiso anual (PCA), Pedido de Certificación, Saldos de PCA y la PCA Priorizada.

3. Una vez presionado el botón “Seleccionar Meta” se abrirá otra ventana con un formulario de selección del clasificador y la meta a utilizar. El clasificador debe tener saldo disponible y la meta el marco respectivo.

4. Luego de verificar el saldo disponible y la meta en el marco respectivo en el formulario de Certificación, se procede a  registrar el Monto Origen, en función al saldo priorizado y el saldo del marco.

5. En misma la ventana de registro de certificación de compromiso anual, una vez registrado el monto de origen, se habilita el registro de certificación para realizar el pedido de registro de certificación. Con ello, el registro pasa a un estado de “Verificación”, a la espera de la aprobación del Área de Presupuesto.

B) Aprobación de la Certificación Presupuestal

1. Para la aprobación, el usuario del Área de Presupuesto ingresa al Módulo de Procesos Presupuestarios y selecciona el Menú “Procesos” Opción “Aprobación de Certificación de Créditos Presupuestarios”.
2. Antes de tomar una acción sobre el certificado (aprobar o rechazar), tiene la opción de verificar el detalle del documento presionando “doble click” sobre el número de certificado.
3. Para la aprobación.

C) Compromiso Anual

Una vez aprobada la certificación presupuestal, se continúa con el registro del compromiso anual.

1. Cuando la entidad adjudica la Buena PRO y suscribe el contrato con el proveedor, el usuario ingresa al Módulo Administrativo del SIAF y procede a registrar el Compromiso Anual. Para ello Ingresa los datos del Tipo de Operación, documento, RUC del proveedor, fecha, moneda y justificación. Finalmente el monto a comprometer.
2. El Compromiso Anual aprobado muestra el “saldo por comprometer” que se va realizar a través del “Registro SIAF”.

on este proceso se tiene el presupuesto aprobado y reservado para los proyectos de inversión. Así también cualquier otro concepto de gastos que incidan dentro del marco presupuestal durante un año.

Cabe destacar que para la culminación de la ejecución presupuestal es necesario el registro del Compromiso Mensual, el cual contendrá la afectación parcial con cargo a los montos aprobados en el compromiso anual. A su vez el saldo devengado, en cuyo acto se reconoce la Obligación de Pago formal. Por último debe contemplar el saldo pagado y girado resaltando el pago de gastos devengados con recursos públicos.

Todo el proceso de realiza a través de los módulos interconectados y coordinados del SIAF. Para ello, la ejecución presupuestaria es clara, certera y transparente, cumpliendo el objetivo el cual radica en la utilización eficaz y eficiente de los recursos del Estado. De este modo serán orientados al bienestar social y desarrollo sustentable y sostenible de la población.

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