El concepto de Gobierno Digital implica modernizar las operaciones gubernamentales mediante el empleo estratégico de la tecnología y la digitalización. En el ámbito concreto de la gestión de documentos y archivos, el Gobierno Digital presenta posibilidades para potenciar la eficacia, la disponibilidad y la protección de la información.
Definición:
- El Gobierno Digital implica la adopción de tecnologías digitales para optimizar la administración pública.
- Incluye la implementación de sistemas electrónicos, plataformas en línea y servicios digitales para ciudadanos y funcionarios.
La relación con la gestión documental y de archivos
- Uso de Documentos Electrónicos: Facilita la creación, almacenamiento y acceso a documentos digitales, reduciendo así la necesidad de papel.
- Implementación de Flujos de Trabajo Digitales: Permite la automatización de procesos como la aprobación de documentos y la firma electrónica.
- Fomento de Transparencia y Acceso Ciudadano: Facilita la consulta y seguimiento de trámites por parte de los ciudadanos.
- Garantía de Seguridad y Respaldo: Contribuye a la preservación y protección de archivos digitales.
Los objetivos del Gobierno Digital incluyen:
- Simplificación de Trámites: Busca agilizar los procedimientos administrativos, reduciendo la burocracia y los tiempos de respuesta.
- Reducción del Uso de Papel: Al promover la digitalización, se minimiza el uso de papel y se contribuye al cuidado del medio ambiente.
- Mejora en la Atención al Ciudadano: Ofrece servicios en línea, consultas rápidas y acceso a información relevante.
- Incremento de la Eficiencia y Transparencia: Apunta a optimizar la gestión pública y garantizar la transparencia en los procesos.»
Marco Legal y Reglamentario del Gobierno Digital en Perú
La implementación del Gobierno Digital en Perú se sustenta en leyes y regulaciones específicas que promueven la modernización, la eficiencia y la transparencia en la gestión pública. A continuación, detallo las principales normativas relacionadas:
1. Ley de Gobierno Digital (Decreto Legislativo N° 1412):
- Esta ley, aprobada en septiembre de 2018, establece el marco de gobernanza para el Gobierno Digital en el país.
- Su objetivo es impulsar la adopción de tecnologías digitales en las entidades públicas, mejorando la prestación de servicios centrados en la ciudadanía y la gestión interna.
- La Ley aborda aspectos como la identidad digital, servicios digitales, arquitectura digital, interoperabilidad, seguridad digital y dato
2. Reglamento de la Ley de Gobierno Digital (Decreto Supremo N° 029-2021-PCM):
- Publicado en septiembre de 2020, este reglamento complementa la Ley de Gobierno Digital.
- Establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de tecnologías y medios electrónicos en los procedimientos administrativos desarrollados por las entidades públicas.
- El reglamento aborda temas como la identidad digital, servicios digitales, gobernanza de datos, interoperabilidad y gestión archivística digital.
3. Plataforma Nacional de Identificación y Autenticación de la Identidad Digital (ID Gob.pe):
- Regulada por la Ley de Gobierno Digital, esta plataforma permite la autentificación en línea de personas naturales para acceder a servicios públicos digitales.
4. Plataforma Digital Única del Estado Peruano (Gob.pe):
- También reglamentada, esta plataforma ofrece orientación, acceso al catálogo de trámites, reclamos y seguimiento de gestiones.
5. Casilla Única Electrónica:
- Establecida por la normativa, es el espacio digital donde los ciudadanos reciben notificaciones y comunicaciones de entidades públicas.
6. Gobernanza de Datos y Seguridad Digital:
- La Ley y su reglamento promueven la gestión adecuada de datos y la seguridad en el entorno digital
Digitalización y Automatización en el Trámite Documentario
La digitalización de documentos y la automatización de procesos son pilares fundamentales en la modernización de la gestión documental. Aquí te presento cómo estas estrategias pueden optimizar el trámite documentario:
Digitalización de Documentos:
La digitalización convierte documentos físicos en formatos electrónicos.
Beneficios:
- Acceso Rápido: Los documentos digitales se encuentran al alcance con solo unos clics.
- Ahorro de Espacio: Elimina la necesidad de almacenar grandes cantidades de papel.
- Preservación: Facilita la conservación a largo plazo.
Herramientas: Escáneres, OCR (reconocimiento óptico de caracteres), sistemas de gestión documental (SGD).
Automatización de Procesos:
La automatización reemplaza tareas manuales con flujos de trabajo electrónicos.
Beneficios:
- Eficiencia: Reduce errores y tiempos de respuesta.
- Consistencia: Aplica reglas de manera uniforme.
- Seguimiento: Permite rastrear el estado de los documentos.
Herramientas: Flujos de trabajo, notificaciones automáticas, firma electrónica.
Plataforma Digital de Gestión Documental en Perú:
- El Estado peruano ha implementado la Plataforma Digital de Gestión Documental.
- Facilita la interconexión entre sistemas de trámite documentario de diferentes entidades.
- Permite la consulta y seguimiento de expedientes por parte de ciudadanos y funcionarios.
Beneficios y Desafíos:
Beneficios:
- Reducción de tiempos: Los procesos automatizados agilizan la atención al ciudadano.
- Trazabilidad: Se puede rastrear cada paso del trámite.
- Mejora en la Atención: Ciudadanos obtienen respuestas más rápidas.
Desafíos:
- Capacitación del Personal: Es crucial formar a los usuarios en las nuevas herramientas.
Seguridad de la Información: Proteger datos sensibles es esencial.
Casos de Éxito en la Implementación de Soluciones Digitales en Entidades Públicas
A continuación, te presento algunos ejemplos de entidades públicas que han adoptado con éxito soluciones digitales, mejorando la eficiencia y la transparencia:
1. Superintendencia Nacional de Migraciones (Perú):
Solución: Implementaron un sistema de trámite documentario digital para solicitudes de pasaportes y visas.
Resultado: Reducción significativa en los tiempos de espera para los usuarios. Los ciudadanos pueden realizar seguimiento en línea de sus solicitudes y recibir notificaciones electrónicas.
2. Ministerio de Educación (Chile):
Solución: Desarrollaron una plataforma digital para la gestión de licencias médicas de docentes.
Resultado: Agilización del proceso de solicitud, revisión y aprobación de licencias. Mayor transparencia y trazabilidad.
3. Municipalidad de Miraflores (Perú):
Solución: Implementaron un sistema de gestión documental electrónico para la atención al ciudadano.
Resultado: Reducción de tiempo en la entrega de documentos, acceso rápido a información y seguimiento de trámites.
4. Servicio de Impuestos Internos (Chile):
Solución: Modernizaron su plataforma digital para la declaración y pago de impuestos.
Resultado: Facilitaron el cumplimiento tributario de los contribuyentes, reduciendo errores y tiempos de procesamiento.
5. Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC, Perú):
Solución: Implementaron un sistema de registro civil en línea para trámites como inscripción de nacimientos y matrimonios.
Resultado: Mayor accesibilidad para los ciudadanos, disminución de filas y duplicidad de registros.
Referencias:
https://rc-consulting.org/gestion-documentaria-y-manejo-de-archivos-online/
