La Política Nacional de Modernización del Estado (Decreto Supremo N°004-2013-PCM)  tiene como objetivo la implantación de la gestión para resultados en la administración Pública estableciendo como el tercer pilar central la “Gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional”. El cambio del modelo tradicional hacia una organización por procesos contenidos en las “cadenas de valor” pretende asegurar que los bienes y servicios públicos generen resultados e impactos positivos para el ciudadano. Por ello, los servidores públicos en todos los niveles de la organización tienen que comprender el enfoque de Gestión por Procesos y Mejora Continua.

¿Qué es la Gestión Por Procesos y Mejora Continua?

Gestión por procesos:

Enfoque metodológico que sistematiza actividades y procedimientos, tareas y formas de trabajo contenidas en la “cadena de valor”, a fin de convertirlas en una secuencia, que asegure que los bienes y servicios generen impactos positivos para el ciudadano, en función de los recursos disponibles.

Mejora Continua:

Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir requisitos y aumentar la satisfacción de los ciudadanos o destinatarios de los bienes y servicios y de otras partes interesadas.

¿Cuál es el enfoque de la Gestión por Procesos orientada a resultados?

El Enfoque por Procesos orientado a resultados nos muestra una visión horizontal de la entidad, donde los límites entre los diferentes órganos, unidades orgánicas, áreas, jefaturas o gerencias dejan de existir, siendo la organización gestionada por procesos y no por áreas y/o funciones. Se centra en el ciudadano o destinatario de los bienes y servicios, en el desarrollo de competencias de los servidores y en la adaptabilidad a los cambios del entorno.

¿Cuáles son las condiciones para implementar la metodología GpP?

Para que la implementación de la Gestión por Procesos sea exitosa en la entidad se debe tener en cuenta 4 consideraciones previas:

• Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Dirección: Se manifiesta a través del involucramiento activo, apoyo y creación de las condiciones necesarias para el éxito.
• Contar con objetivos estratégicos claramente establecidos: Objetivos claramente establecidos y articulados con los niveles correspondientes.
• Asegurar los recursos: La Alta Dirección debe proporcionar oportunamente los recursos necesarios.
• Fortalecer el órgano responsable de la implementación de la gestión por procesos en el marco de la gestión para resultados: El titular de la entidad debe asegurar los recursos necesarios y fortalecer a la Oficina encargada del Desarrollo Organizacional y Modernización.

¿Qué etapas se realizan para la implementación de  la Gestión por Procesos?

La Metodología de Gestión por Procesos orientado a Resultados establece tres (3) grandes etapas: Preparatoria, Diagnóstico e identificación de procesos y Mejora de procesos.

Etapa 1: Preparatoria

• Sensibilizar a toda la entidad
• Capacitar a los encargados de implementar
• Elaborar el plan de trabajo institucional
• Analizar la situación de la entidad

Etapa 2: Diagnóstico e Identificación de procesos

• Describir los procesos actuales
• Elaborar el mapa de procesos actuales
• Determinar los procesos de la entidad
• Identificar destinatarios de bienes y servicios, y los bienes y servicios que brinda la entidad
• Analizar propósito de la entidad

Etapa 3: Mejora de Procesos

• Institucionalizar la Gestión por procesos
• Documentar los procesos mejorados
• Mejorar los procesos
• Medir, analizar y evaluar

La Gestión por Procesos y la Mejora Continua aplicada a la Administración Pública tiene el objetivo de generar valor en los ciudadanos. Debido a la Política Nacional de Modernización del Estado todos los servidores públicos tienen que estar preparados para aportar en la “cadena de valor” de cada área e institución.

Fuente: Metodología para la implementación de la gestión por procesos en la administración pública en el marco del D.S.N° 004-2013 PCM