¿QUÉ ES EL SIGA? (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA)

Cuando empezamos una labor en el sector público es muy frecuente oír hablar del Sistema Integrado de Gestión Administrativa o más conocido por sus siglas como SIGA. Esta es una herramienta informática que define una serie de procesos en la institución a la que nos debamos.

CONTENIDO DEL ARTÍCULO

1. ¿Qué es el SIGA?
2.  Marco Normativo de la obligatoriedad del SIGA
3. ¿Qué es el SIGA WEB?
4. Importancia del SIGA
5. Objetivo de la Implementación del SIGA – MEF
6. Procesos del SIGA
7. Beneficios del usos del SIGA
8. Logros Alcanzados con el Avance del Proceso de la Implementación del SIGA
9. Actividades Reprogramadas para el Uso y Aplicación del SIGA – MEF
10. ¿Cuál es la utilidad del SIGA para las áreas usuarias de las entidades públicas?
11. Módulos de SIGA
12. Módulos Auxiliares
13. Fases del proceso presupuestario
14. Ventajas del SIGA

1. ¿QUÉ ES EL SIGA?

El Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), desarrollado por el Ministerio de Economía y Finanza (MEF), es un sistema informático que ayuda en gran medida a la gestión administrativa de las instituciones públicas y que hace interfaz con otros sistemas como el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), que contribuye al ordenamiento y simplificación de los procesos de la gestión administrativa en el marco de la modernización de la gestión pública.

2. MARCO NORMATIVO DE LA OBLIGATORIEDAD DEL SIGA

3. ¿QUÉ ES EL SIGA WEB?

El SIGA WEB, es una herramienta complementaria de los módulos del SIGA Cliente, el cual permite interconectar a los usuarios de los centro de cosos, desde cualquier sede o localidad que se encuentren las instalaciones de la Sede Central, el uso y aplicación de esta herramienta está disponible para registrar pedidos de bienes, servicios y viáticos con su respectiva rendición, así como el de controlar almacenes descentralizados o periféricos y controlar los bienes muebles asignado a estos usuarios.

4. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?

El Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA) se originó en el año 2000 como una necesidad, con la finalidad de lograr la integración de todos los sistemas administrativos en uno solo, con el fin de tener un solo sistema integrado que hable el mismo idioma, para ello se generó un grupo de trabajo el cual estuvo integrado por los entes rectores de aquel entonces. Los mismos que determinaron la creación del SIGA.

El siga contribuye a que toda la información sea ordenada, automatizada y simplificada. El sistema no permite hacer operaciones que no estén dentro del marco normativo de los once (11) sistemas administrativos del estado.

Su importancia se basa en la mejora de la eficiencia de la Gestión Pública de los Procesos de Abastecimiento y Control Patrimonial. El SIGA es un Sistema de Registro Único que permite realizar funciones específicas como:

•  La Programación del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios (CN) y el Plan Anual de Contrataciones (PAC).
•  El Registro de Procesos de Selección en sus distintas etapas y seguimiento de la ejecución del Contrato.
•  La Generación de las Órdenes de Compra y de Servicios.
•  La Atención de los Pedidos de Bienes y Servicios provenientes de las distintas dependencias de la Entidad.
•  Registro y Contabilización de los Movimientos en el Almacén.
•  Registro y Control de los Bienes Patrimoniales
•  El seguimiento a través de consultas y reportes.

5. OBJETIVO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIGA – MEF

Fortalecer la Gestión de la Gestión administrativa, mediante la sistematización y optimización de los procedimientos administrativos de la planificación, programación, formulación y ejecución del gasto presupuestal de bienes, servicios y obras, en concordancia a la obligatoriedad establecida en el DL N° 1439 del Sistema Nacional de Abastecimiento.

6. PROCESOS DEL SIGA

1. Interfaces con el SIAF para las fases de compromiso y devengado; así como de la certificación presupuestal.
2. Se puede actualizar el Cuadro de Necesidades por Centro de Costo y su Consolidado General.
3. Determinación de Valores Referenciales de Bienes y Servicios.
4. Ejecuta la Evaluación técnica y Económica de Procesos de Selección.
5. Ejecución y Seguimiento de Contratos vigentes y del año anterior de Bienes y Servicios.
6. Atención de Pedidos de Bienes en línea.
7. Generación de Pecosas automáticas e impresión masiva.
8. Registro del Inventario Físico.
9. Reportes Contables del movimiento de Ingresos y Egresos de Almacén.
10. Reportes para OSCE y Transparencia.

Actualización, Registro y Control de Bienes Patrimoniales Muebles e Inmuebles.

7. BENEFICIOS DEL USO DEL SIGA

• Genera un Catálogo Institucional de Bienes y Servicios Único, enlazado a clasificador y cuenta contable.
• Integración y Coordinación entre el equipo de trabajo de todos los centros de costos y el Área de Abastecimiento de la UE.
• Interface automática con el SIAF disminuyendo tiempo y errores de digitación.
• Conocer el porcentaje de avance de la ejecución en la fase de compromiso y devengado.
• Ayuda a mejorar el flujo de bienes y servicios para cumplir el objetivo de la UE.
• Control del Stock actualizado en Almacén para su Reposición oportuna.
• Genera información del costo de las actividades de cada unidad orgánica de la UE.
• Información oportuna de calidad para la Gerencia de la UE y Entes Rectores.
• Simplificación de los procesos administrativos.
• Permite un Manejo ordenado y eficiente de todo el proceso técnico de la cadena de abastecimiento.

LA GESTIÓN PÚBLICA ANTES Y DESPUÉS DEL SIGA.

• Facilitó la coordinación entre las áreas de la Unidad Ejecutora.
• Se creó el código único de los Catálogos de Bienes y Servicios
• Catálogo Institucional de Bienes
• Enlace del Plan Operativo Institucional (POI) con el Cuadro de Necesidades
• Pedidos en línea
• Consulta de Stock actual
• Atención de Pedidos.
• Pecosas automáticas.
• Interface SIGA-SIAF. Registro Único.
• Contabilidad oportuna.

El Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA) tiene relación con otros Sistemas del Estado Peruano, como SIAF, SINABIP, SEACE a través de la interface, pero qué es una interface? Pues, es un elemento de conexión que facilita el intercambio de datos.

Es importante señalar que el SIGA, para poder interactuar con el SIAF, debe de tener previamente configurado en la computadora un tipo de conexión denominado ODBC (Open DataBase Connectivity) para realizar las interfaces de compromiso, presupuesto y SBN.

Este sistema informático (SIGA) simplifica los procesos administrativos siguiendo las normas establecidas por los Órganos Rectores de los Sistemas Administrativos del Estado.

Es una aplicación en la cual se ve plasmada toda la normatividad relacionada a las contrataciones y adquisiciones del Estado y en cada una de las interfaces y opciones que tiene este sistema se puede apreciar todo el proceso logístico que va desde la generación de los pedidos, el proceso de selección y posteriormente se generan ya sean los contratos, las órdenes de compra o de servicio.

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Asimismo, una de las principales fortalezas de este sistema es contar con una herramienta de interfaz e integración con el SIAF. El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) es quien proporciona esta plataforma a las Unidades Ejecutoras que cumplan ciertos requerimientos técnicos.

Luego de cumplir los requisitos, esta implementación se hace de forma gratuita, lo cual supone una gran ventaja para las Unidades Ejecutoras ya que un sistema similar en el sector privado tendría un alto costo.

Cabe destacar que este sistema brinda diferentes tipos de acceso de acuerdo a las funciones que realiza cada usuario dentro de la entidad.

Por otro lado, lo que se quiere lograr pronto, es conseguir un interface con el SEACE, que es la otra plataforma que nos va permitir integrar estos tres sistemas: El SIAF, SEACE Y SIGA se relacionan para poder cumplir con la normativa de los Entes Rectores del Estado en cuanto a la normativa de contrataciones.

8. LOGROS ALCANZADOS CON EL AVANCE DEL PROCESO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIGA

9. ACTIVIDADES REPROGRAMADAS PARA EL USO Y APLICACION DEL SIGA MEF

10. ¿CUÁL ES LA UTILIDAD DEL SIGA PARA LAS ÁREAS USUARIAS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS?

1. Automatiza e Integra los procesos administrativos.
2. Simplifica las actividades logísticas.
3. Permite la trazabilidad de los bienes.
4. Conocer el avance de la ejecución presupuestal.
5. Mayor eficiencia en la obtención de bienes y servicios.
6. Especializa en los procesos técnicos de la Cadena de Abastecimiento Público a los responsables, profesionales, técnicos y servidores en cada área usuaria de la Entidad.

11. MÓDULOS DEL SIGA

1. Módulo de Logística – SIGA ML
2. Módulo de Patrimonio – SIGA MP (maneja todas las operaciones de los activos fijos y sus movimientos como altas y bajas)
3. Módulo de Presupuesto por Resultados – SIGA PpR
4. Módulo de Bienes Corrientes – SIGA MBC (sirve para controlar aquellos bienes de difícil control)
5. Módulo de Tesorería (controla y maneja el registro de viáticos y caja chica)

12. MÓDULOS AUXILIARES O COMPLEMENTARIOS

• Módulo de Administrador (aquí se crean y se da acceso a los usuarios)
• Módulo de Configuración
• Módulo Utilitario (para el mantenimiento de la base de datos del sistema)
• Módulo de Revaluación de Edificios y Terrenos

Asimismo, se cuenta con un Aplicativo Web de Logística y Tesorería, es decir, tenemos un SIGA WEB, en el cual un usuario de la entidad podría conectarse a este desde cualquier punto del país.

13. FASES DEL PROCESO PRESUPUESTARIO

• Programación: Se debe realizar en mayo o junio del año anterior
• Formulación: De julio a agosto del año anterior
• Aprobación: Hasta el 30 de noviembre del año anterior
• Evaluación: Del 1 de Enero al 31 de diciembre
• Ejecución del ejercicio siguiente: Anual, después de 30 días de vencido presupuestario, en mayo del año siguiente.

Cabe mencionar que donde nacen todas las operaciones del siga es en el catálogos de bienes y servicios porque este es el que enlaza el ítem con el clasificador de gastos y la cuenta contable, esto permite el registro contable del compromiso, del devengado, girado y pagado en el SIAF, a todo esto le llamamos tabla de operaciones.

El catálogo tiene como finalidad el registro contable de todas las fases de ingresos y gastos. El beneficio del siga es establecer costos y por ello es que tiene las cuentas contables que luego se registran al SIAF, y es en este último que se registra la contabilidad de la unidad ejecutora.

14. ¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DEL SIGA MEF?

• La mejora de calidad de ejecución
• Ahorro en Recursos
• Ordenamiento (Organización, Funcional, Procesos), generando la disminución de malas prácticas. Transparencia
• Simplificación de procesos
• Información sistematizada en las Compras Corporativas, Consulta de Precios y toma de decisiones.
• Mayor productividad
• Cumplimiento con entes rectores

Una de las mayores ventajas de este sistema informático es que permite interfaces entre el SIAF y SIGA en la carga de Marco Presupuestal Modificado(PIM), Programación de Compromiso Anual (PCA) , Metas aprobadas, Presupuesto Inicial de Apertura(PIA). Así como interfaces entre el SIAF y SIGA de la Certificación de Crédito Presupuestario (CCP), Compromiso Anual Compromiso Mensual, y Devengado para la Adquisición de Bienes, Servicios y Viáticos.

Lee aquí: ¿QUÉ ES EL SIAF? (SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA)?

Permite el Registro de Programación de Cuadro de Necesidades articulado al Plan Operativo Institucional (POI) y la Previsión Presupuestal en los expedientes de contratación que se requiera y la generación del Plan Anual de Contrataciones (PAC) de acuerdo al nuevo reglamento de Contrataciones.

También el registro de las etapas de Indagación de Mercado para obtener el mejor valor estimado y el requerimiento del área usuaria conociendo la disponibilidad Presupuestal desde el inicio del registro del pedido SIGA.

Además, permite dar seguimiento a la ejecución usando el registro del Contrato y el registro de las Conformidades de la Ordenes de Servicio y Órdenes de Compra para su posterior registro de devengado.

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Otra de las ventajas es la emisión de reportes Contables para la conciliación Mensual y Anual con Contabilidad tanto en el área de Almacén como Patrimonio y la validación de datos de Proveedores con la SUNAT.

Como también los reportes de seguimiento de ejecución y su comparación con el devengado es decir se puede saber en cualquier momento del año (Comprometido vs Devengado) y por último el seguimiento a los despachos de almacén mediante tabla de destinos.

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