GOBIERNO DIGITAL Y SU APLICACIÓN EN LA GESTIÓN DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO Y DE ARCHIVOS

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El concepto de Gobierno Digital implica modernizar las operaciones gubernamentales mediante el empleo estratégico de la tecnología y la digitalización. En el ámbito concreto de la gestión de documentos y archivos, el Gobierno Digital presenta posibilidades para potenciar la eficacia, la disponibilidad y la protección de la información.

ÍNDICE

1. Definición
2. La relación con la gestión documental y de archivos
3. Los objetivos del Gobierno Digital
4. Marco Legal y Reglamentario del Gobierno Digital en Perú
5. Digitalización y Automatización en el Trámite Documentario
6. Plataforma Digital de Gestión Documental en Perú
7. Casos de Éxito en la Implementación de Soluciones Digitales en Entidades Públicas

1.Definición

• El Gobierno Digital implica la adopción de tecnologías digitales para optimizar la administración pública.
• Incluye la implementación de sistemas electrónicos, plataformas en línea y servicios digitales para ciudadanos y funcionarios.

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2.La relación con la gestión documental y de archivos

• Uso de Documentos Electrónicos: Facilita la creación, almacenamiento y acceso a documentos digitales, reduciendo así la necesidad de papel.
• Implementación de Flujos de Trabajo Digitales: Permite la automatización de procesos como la aprobación de documentos y la firma electrónica.
• Fomento de Transparencia y Acceso Ciudadano: Facilita la consulta y seguimiento de trámites por parte de los ciudadanos.
• Garantía de Seguridad y Respaldo: Contribuye a la preservación y protección de archivos digitales.

3.Los objetivos del Gobierno Digital

• Simplificación de Trámites: Busca agilizar los procedimientos administrativos, reduciendo la burocracia y los tiempos de respuesta.
• Reducción del Uso de Papel: Al promover la digitalización, se minimiza el uso de papel y se contribuye al cuidado del medio ambiente.
• Mejora en la Atención al Ciudadano: Ofrece servicios en línea, consultas rápidas y acceso a información relevante.
• Incremento de la Eficiencia y Transparencia: Apunta a optimizar la gestión pública y garantizar la transparencia en los procesos.

4.Marco Legal y Reglamentario del Gobierno Digital en Perú

La implementación del Gobierno Digital en Perú se sustenta en leyes y regulaciones específicas que promueven la modernización, la eficiencia y la transparencia en la gestión pública. A continuación, detallo las principales normativas relacionadas:

1. Ley de Gobierno Digital (Decreto Legislativo N° 1412)

• Esta ley, aprobada en septiembre de 2018, establece el marco de gobernanza para el Gobierno Digital en el país.
• Su objetivo es impulsar la adopción de tecnologías digitales en las entidades públicas, mejorando la prestación de servicios centrados en la ciudadanía y la gestión interna.
• La Ley aborda aspectos como la identidad digital, servicios digitales, arquitectura digital, interoperabilidad, seguridad digital y dato

2. Reglamento de la Ley de Gobierno Digital (Decreto Supremo N° 029-2021-PCM)

• Publicado en septiembre de 2020, este reglamento complementa la Ley de Gobierno Digital.
• Establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de tecnologías y medios electrónicos en los procedimientos administrativos desarrollados por las entidades públicas.
• El reglamento aborda temas como la identidad digital, servicios digitales, gobernanza de datos, interoperabilidad y gestión archivística digital

3. Plataforma Nacional de Identificación y Autenticación de la Identidad Digital (ID Gob.pe)

• Regulada por la Ley de Gobierno Digital, esta plataforma permite la autentificación en línea de personas naturales para acceder a servicios públicos digitales.

4. Plataforma Digital Única del Estado Peruano (Gob.pe)

• También reglamentada, esta plataforma ofrece orientación, acceso al catálogo de trámites, reclamos y seguimiento de gestiones.

5. Casilla Única Electrónica

• Establecida por la normativa, es el espacio digital donde los ciudadanos reciben notificaciones y comunicaciones de entidades públicas

6. Gobernanza de Datos y Seguridad Digital

• La Ley y su reglamento promueven la gestión adecuada de datos y la seguridad en el entorno digital

5.Digitalización y Automatización en el Trámite Documentario

La digitalización de documentos y la automatización de procesos son pilares fundamentales en la modernización de la gestión documental. Aquí te presento cómo estas estrategias pueden optimizar el trámite documentario:

Automatización de Procesos:

La automatización reemplaza tareas manuales con flujos de trabajo electrónicos.

Beneficios:

• Eficiencia: Reduce errores y tiempos de respuesta.
• Consistencia: Aplica reglas de manera uniforme.
• Seguimiento: Permite rastrear el estado de los documentos.

Herramientas: Flujos de trabajo, notificaciones automáticas, firma electrónica.

6.Plataforma Digital de Gestión Documental en Perú

Plataforma Digital de Gestión Documental en Perú:

• El Estado peruano ha implementado la Plataforma Digital de Gestión Documental.
• Facilita la interconexión entre sistemas de trámite documentario de diferentes entidades.
• Permite la consulta y seguimiento de expedientes por parte de ciudadanos y funcionarios.

Beneficios y Desafíos:

Beneficios:

• Reducción de tiempos: Los procesos automatizados agilizan la atención al ciudadano.
• Trazabilidad: Se puede rastrear cada paso del trámite.
• Mejora en la Atención: Ciudadanos obtienen respuestas más rápidas.

Desafíos:

• Capacitación del Personal: Es crucial formar a los usuarios en las nuevas herramientas.

Seguridad de la Información: Proteger datos sensibles es esencial.

7.Casos de Éxito en la Implementación de Soluciones Digitales en Entidades Públicas

A continuación, te presento algunos ejemplos de entidades públicas que han adoptado con éxito soluciones digitales, mejorando la eficiencia y la transparencia:

1. Superintendencia Nacional de Migraciones (Perú):

Solución: Implementaron un sistema de trámite documentario digital para solicitudes de pasaportes y visas.

Resultado: Reducción significativa en los tiempos de espera para los usuarios. Los ciudadanos pueden realizar seguimiento en línea de sus solicitudes y recibir notificaciones electrónicas.

2. Ministerio de Educación (Chile):

Solución: Desarrollaron una plataforma digital para la gestión de licencias médicas de docentes.

Resultado: Agilización del proceso de solicitud, revisión y aprobación de licencias. Mayor transparencia y trazabilidad.

3. Municipalidad de Miraflores (Perú):

Solución: Implementaron un sistema de gestión documental electrónico para    la atención al ciudadano.

Resultado: Reducción de tiempo en la entrega de documentos, acceso rápido a información y seguimiento de trámites.

4. Servicio de Impuestos Internos (Chile):

Solución: Modernizaron su plataforma digital para la declaración y pago de   impuestos.

Resultado: Facilitaron el cumplimiento tributario de los contribuyentes, reduciendo errores y tiempos de procesamiento.

5. Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC, Perú):

Solución: Implementaron un sistema de registro civil en línea para trámites como inscripción de nacimientos y matrimonios.

Resultado: Mayor accesibilidad para los ciudadanos, disminución de filas y duplicidad de registros.

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