Si tu objetivo es laborar en las mejores entidades del estado o si eres un servidor público con deseos de superación es necesario conocer los sistemas administrativos más utilizados del Sector Público. Uno de ellos es el Sistema Informático de Gestión Administrativa (SIGA), el cual mediante el Decreto Legislativo Nº 1439 del Sistema Nacional de Abastecimiento será de uso obligatorio en todas las entidades públicas, lo que se traduce en el SIGA MEF. A su vez, la implementación del Nuevo SIGA 2020 se dará de forma gradual pero para comprenderlo es fundamental entender sus alcances para manejar correctamente el sistema.

Pero ¿qué es el SIGA MEF y por qué es tan importante la certificación? Aquí te explicamos.

¿Qué es el SIGA MEF?

El SIGA MEF (Sistema Integrado de Gestión Administrativa), es un sistema que permite automatizar la gestión administrativa en las entidades del estado, comprenderlo y realizar  las operaciones más importantes. De ahí que acreditar los conocimientos con una certificación SIGA MEF da un valor agregado importante en la gestión pública.

Este sistema fue desarrollado por el Ministerio de Economía y Finanzas y, en pocas palabras, es una herramienta informática que contribuye al ordenamiento y a la simplificación de los procesos administrativos. Sus funciones más importantes son:

a) Manejar ordenadamente todo el proceso previo al registro SIAF

b) Simplificar los procesos administrativos

c) Contar con información oportuna de calidad

d) Disponer sobre la información de costos

Descubre si debes obtener el certificado SIGA MEF

El programa SIGA MEF es de uso obligatorio para las instituciones del estado que cuentan con recursos públicos asignados por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). Entre los servidores públicos que tiene interacción con el interfaz del sistema podemos clasificarlos en dos categorías:

• Operadores y técnicos administrativos de las áreas usuarias: Administración, Logística, Presupuesto, Contabilidad y todas las áreas que realizan pedidos o requerimientos de las instituciones públicas.
• Postulantes CAS a un área administrativa (Administración, Tesorería, Contabilidad, Presupuesto, Logística, Control previo y otros). Este curso es muy importante para acreditar competencias que son requeridas en los términos de referencia para el puesto.

¿Cuáles son los módulos y aplicaciones del SIGA-MEF?

• Logística: Orientado a la ejecución del gasto en lo relacionado a las adquisiciones y contrataciones realizadas por las Entidades dentro de un año fiscal determinado.
• Patrimonio: Encargado de llevar un registro y control de todos los bienes comprendidos dentro del Catálogo Administrado por la SBN (Activos Fijos).
• Presupuesto por Resultados: Orientado al propósito que persigue el marco conceptual de la gestión del presupuesto por resultados. Vincula la asignación de recursos a productos y resultados medibles a favor de la población.
• Utilitarios: Encargado de ejecutar los script personalizados enviados por el MEF. En respuesta ante cualquier situación generada durante la utilización por parte de los usuarios.
• Administrador: Orientado a la creación y administración de usuarios, así como la actualización del SIGA.
• Configuración: Orientado al mantenimiento del Catálogo Institucional de la Entidad, así como a la carga de nuevos ítems creados por el Área de Catalogación del MEF, registro de Marcas, Tareas, Proveedores y tipo de cambio.
• Bienes Corrientes: Orientado al registro y control por parte de la Entidad de todos los bienes que no se encuentran contemplados en el Catálogo de la SBN como activos fijos, pero que por necesidad se requiere su registro.

Diferencia correctamente los pedidos que se realizan en el SIGA–MEF

En el SIGA MEF podrás administrar todo el procedimiento logístico desde que se realiza un requerimiento (pedido). Esta solicitud responde a una necesidad que tiene como objetivo cubrir directa o indirectamente la necesidad de los ciudadanos.

Es importante diferenciar el “Pedido de bienes” y el “Pedido de servicios”. En bienes se elaboran las Especificaciones Técnicas y en los servicios se elaboran Términos de referencia. Con un buen uso del SIGA no existirían pedidos defectuosos y las instituciones contarían con infraestructura y bienes para el beneficio de los ciudadanos.

Es por ello que en el área logística es fundamental conocer el uso del sistema, ya que se requieren procesos de compras de bienes y/o servicios rápidos y de calidad.

Ventajas institucionales al contar con el certificado SIGA–MEF

• Mejora de calidad de ejecución (CN – PAC)
• Simplificación de procesos, lo que se traduce como ahorro en recursos.
• Mayor productividad al redistribuir los recursos eficientemente.
• Información sistematizada en los procesos de compras corporativas y consultas de precios.
• Cumplimiento con los Entes Rectores.
• Ordenamiento en la organización sus funciones y procesos disminuyendo las malas prácticas aumentando la transparencia.
• Cambios generados en el área logística.
• Mayor coordinación entre las áreas: Sustitución de memorándums, teléfonos y reuniones por la interconectividad de cada usuario en línea cumpliendo un rol específico.
• Nuevos catálogos de bienes y servicios: Reemplazo de diversos catálogos con ítems de varios códigos por un catálogo general en el cual cada bien y servicio cuenta con un código único.
• Efectividad en los cuadros de necesidades – pedidos: Cambio de las coordinaciones fuera del sistema por la gestión en línea y vía intranet entre las áreas de costos y logísticas.
• Automatización de pedidos: Modificación e implementación de las pecosas manuales a pecosas automáticas.

Aportes en los procesos contables

• Asientos contables de entradas y salidas de almacén.
• Transferencia automática de Compromisos (con y sin afectación presupuestal-encargos) al SIAF para su contabilización.
• Cálculo automático de la depreciación mensual y anual.
• Control de altas, bajas y salidas de bienes patrimoniales

¿Por qué obtener el certificado SIGA MEF y mejorar tu situación laboral?

Las áreas usuarias del estado realizan diversos pedidos que ayudan a cubrir las necesidades de los ciudadanos. Por ello es urgente para las instituciones contar con personas capacitadas para realizar procesos de compras de bienes o servicios de manera eficiente y veloz. 

Es por ello que, con la finalidad cumplir con los objetivos del Estado, las entidades están requiriendo servidores públicos que cuenten con una Certificación en los Sistemas Administrativos del Estado. Esto, por supuesto, incentiva a que se ejerza un sistema meritocrático en el sector público.

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