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Entrevista SEACE al Ing. Victor Morales Palacios, capacitador certificado por el OSCE.

¿Qué es el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE)?

El SEACE, es un sistema electrónico que permite el intercambio de información y difusión de las contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones electrónicas.

Cuya fortaleza es que minimiza el aspecto humano en materia de responsabilidad, abona a la disminución de la discrecionalidad, como consecuencia se genera una mayor transparencia de la causa.

¿Quiénes lo utilizan?

• Las entidades, las cuales registran la mayor cantidad de información (como ministerios, gobiernos regionales, locales, proyectos del estados, etc. )
• Los proveedores, los cuales pueden consultar la información, además pueden inscribirse como participantes.
• El OSCE, en su rol de administrador de este sistema.
• El Tribunal, que tiene la obligación de brindar los laudos arbitrales.
• Por otro lado también está la Contraloría, la prensa, la ciudadanía que consumen la información.

¿Qué información contiene el SEACE?

Se registra desde que nace la idea de compra, se planifica en el Plan Anual de Contrataciones, se diseña en las Actuaciones Preparatorias, se busca a los proveedores en la fase de selección y se ejecute el contrato en la fase de Ejecución Contractual. En el SEACE se registra toda esta cadena de información, como también las compras que se realizan por ACUERDO MARCO, y en un espacio particular, las órdenes de compra y servicio.

Es este sistema electrónico, se registran todos los documentos vinculados al proceso, incluyendo las modificaciones contractuales, laudos, conciliaciones, entre otros.

¿Qué sucede con las instituciones que no registran regularmente su información en el SEACE?

El no registro de la información ya está sancionado, en el artículo 47.3 en el marco del decreto legislativo reciente de la Ley de Contrataciones del Estado que entrará en vigencia, nos dice que los funcionarios o servidores públicos que incumplen las disposiciones a que se refiere este artículo serán sancionados por la comisión de falta grave.

¿Cómo acceder a este sistema electrónico?

• Primero, se debe contar con un certificado SEACE (usuario y contraseña). Se debe solicitar conforme al procedimiento establecido mediante la Directiva N° 008-2016. Es responsabilidad del usuario autorizado, el uso que se realicen con el certificado otorgado.

Certificado SEACE: Mecanismo de identificación y seguridad conformado por un código de usuario y una contraseña, que es otorgado por el OSCE a solicitud de una Entidad, proveedor, árbitro u otro usuario autorizado y que permite acceder e interactuar con el SEACE.

• Luego se identifica el módulo de registro adecuado.
• Y por último se debe registrar la información teniendo en consideración lo dispuesto en la normativa (Ley de Contrataciones del Estado N° 30225, Reglamento de la Ley, Directiva del Plan Anual de Contrataciones, Procedimiento de selección de subasta inversa electrónica, entre otras).

La información que se registra en el SEACE debe ser idéntica al documento final y actuaciones que obran en el expediente de contratación, bajo responsabilidad del funcionario que hubiese solicitado la activación del Certificado SEACE y de aquel que hubiera registrado la información.

Asimismo, la información del laudo arbitral y de otras resoluciones arbitrales que se registran en el SEACE debe ser idéntica a la del original suscrito por el o los árbitros, bajo responsabilidad del árbitro único o del presidente del tribunal arbitral, según corresponda.

¿Cuál es el régimen de notificaciones del SEACE?

Todos los actos que se realicen a través del SEACE durante los procedimientos de selección, incluidos los realizados por el OSCE en el ejercicio de sus funciones se entienden notificados el mismo día de su publicación.

La notificación a través del SEACE prevalece sobre cualquier medio que se haya utilizado adicionalmente, siendo responsabilidad de quienes intervienen en el procedimiento el permanente seguimiento de este a través del SEACE.

¿En qué consiste el registro de la información de este sistema?

El SEACE no verifica ni aprueba la legalidad de los actos y actuaciones expedidos por la Entidad, siendo ella responsable de velar porque éstos se sujeten a la normativa vigente.

Cabe recalcar, que el registro de participantes es gratuito y electrónico, a través del SEACE.

Además esta información se encuentra disponible siempre en el portal del SEACE, pero eso no significa que las entidades descuiden su deber de custodiar el expediente, recordemos que la norma precisa que en materia de archivo todo es custodiado.

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