Expediente de Contratación: ¿Qué es y qué contiene?

expediente de contratación

En primer lugar debemos tener en cuenta que un expediente de contratación se origina a partir de la etapa o fase de actos preparatorios, pero qué es un expediente de contratación; son aquellos documentos que conformarán un contrato, esto se realiza con el objetivo de asegurar la oportuna satisfacción de los objetivos y metas de una entidad.

El Expediente de Contratación

Para tener un concepto más claro, el expediente de contratación es aquel conjunto de documentos que conforman una contratación ya sea de bienes, servicios u obras. En estos documentos encontraremos todas las actuaciones referidas a una contratación.

Por otro lado, el artículo 7° de la Ley de Contrataciones del estado señala lo siguiente: “La Entidad llevará un expediente de contratación que contendrá todas las actuaciones de proceso de contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, debiendo incluir las ofertas no ganadoras. El referido expediente quedará bajo custodia del órgano encargado de las contrataciones, conforme establezca el Reglamento”.

Debemos tener en cuenta, que el expediente de contratación se inicia con la formulación del requerimiento del área usuaria y qué es un requerimiento; es aquel acto y consecuencia de solicitar pedir o necesitar algo. Pues toda entidad para el desarrollo y cumplimiento de sus fines se valen de requerimientos para poder satisfacer sus necesidades. Asimismo, el expediente concluye con la culminación del contrato, es decir, con el pago.

Finalidad e importancia del Expediente de Contratación

Es de vital importancia porque va a permitir a la Entidad obtener una oferta idónea, asimismo nos permitirá cumplir las metas y objetivos de la Entidad según sus planes estratégicos de manera eficiente.

Contenido que debe tener un expediente de contratación:

• Se necesita un requerimiento del área usuaria.

• Documento que apruebe el proceso de estandarización.

• Informe técnico de evaluación de software, cuando corresponda.

• Indagaciones del mercado y su actualización cuando corresponda.

• Resumen ejecutivo.

• Valor estimado o valor referencial, según corresponda.

• Certificación del crédito presupuestario o previsión presupuestal.

• Opción de realizar contratación por paquete, lote y tramo.

• Procedimiento de selección, sistema de contratación y modalidad de contratación, de ser el caso, con el sustento correspondiente.

• Fórmula de reajuste, de ser el caso.

• La declaratoria de viabilidad y verificación de viabilidad, cuando esta última exista, en el caso de contrataciones que forman parte de un proyecto de inversión pública.

• En el caso de obras contratadas bajo la modalidad llave en mano que cuenten con componente equipamiento, las especificaciones técnicas de los equipos requeridos.

• Otra documentación necesaria conforme a la normativa que regula el objeto de la contratación.

Teniendo en cuenta la importancia que tiene la realización de un contrato y un expediente de contratación para cumplir las metas y objetivos de una Entidad de manera eficiente, queremos invitarte a nuestro próximo curso “SEACE” donde aprenderás los nuevos procedimientos de selección y contratación de acuerdo a la Nueva Ley 30225. ¡No dejes pasar esta oportunidad! Podrás desarrollar y perfeccionar tus capacidades para realizar un buen uso del Sistema Electrónico de las Contrataciones del Estado – SEACE. El taller se realizará este 20, 21 y 22 de Julio de 6:15 pm. a 9:45 pm. Certificación por R&C Consulting (36h lectivas). ¡No esperes más para capacitarte y certificarte! Para más información haz Click Aquí

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